Taken en verantwoordelijkheden van een bestuur

Taken en verantwoordelijkheden van een bestuur

Traditioneel bestaat het bestuur van een vereniging of stichting uit minimaal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Bekijk hier de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden per functie.

De voorzitter
De voorzitter is het gezicht van de vereniging of stichting, naar binnen en buiten. Zijn of haar taken zijn:

• Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur en leden
• Leiden van het bestuur: initiatieven nemen, coördineren en het uitvoeren van bestuurswerkzaamheden
• Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten

De secretaris
De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:

• Schrijven van brieven en andere stukken namens de vereniging of stichting
• Archiveren van ontvangen brieven en het bewaren van afschriften van verzonden brieven
• Maken van verslagen en notulen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen
• Bijhouden van de ledenlijst

De penningmeester
De penningmeester beheert het geld van de vereniging of stichting. Zijn of haar taken zijn:

• Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen
• Doen en ontvangen van betalingen
• Bijhouden van het kas- en bankboek
• Maken van het financieel jaarverslag
• Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting

Commissies en extra bestuurders
Traditioneel bestaat een bestuur dus uit de drie  basisfuncties voorzitter, secretaris en penningmeester. Grotere verenigingen en stichtingen kennen daarnaast een vice-voorzitter en overige bestuursleden Welke extra bestuurders kun je inzetten en hoe zit het met commissies?

Extra functies
Met de genoemde basisfuncties moet elk bestuur op een verantwoorde wijze kunnen functioneren. Elke toevoeging daaraan moet dus een reden hebben. Die reden kan bijvoorbeeld liggen in de omvang van bestuurlijke taken, of deskundigheid. Enkele voorbeelden van extra functies en taken zijn:

De vice-voorzitter
Vervanger van de voorzitter bij zijn afwezigheid. Ziet toe op het handelen van de penningmeester met behulp van inzage in bankgegevens. Heeft geen tekenbevoegdheid.

De personeels- of vrijwilligersfunctie
Bestuurder speciaal belast met personele aangelegenheden en/of vrijwilligers. Functioneert als een soort personeelschef voor (vrijwillige) medewerkers.

De bouwtechnische functie
Bestuurslid dat zich bezighoudt met het beheren van de gebouwen en materialen van de organisatie.

De vakinhoudelijke functie
Bestuurder met specifieke deskundigheid. Denk daarbij aan de onderwijsdeskundige in het schoolbestuur, de arts in het ziekenhuisbestuur of de jurist.

Commissies
De enige verplichte commissie in een vereniging is de kascommissie, die de boeken controleert. Dat is bij wet zo geregeld. Daarnaast kunnen speciale commissies worden ingesteld, over het algemeen om het bestuur te ontlasten. In een commissie voert een (of meerdere) commissaris(sen) een opdracht uit. Er zijn tal van voorbeelden van commissies, zoals de financiële commissie, stemcommissie, ballotagecommissie, feestcommissies en de jeugdcommissie. Let op! Een lid van de Raad van Commissarissen wordt ook commissaris genoemd. Maar die heeft een andere verantwoordelijkheid: namelijk het controleren van het bestuur.

Taken en bevoegdheden
De taken die de commissie of commissaris meekrijgt, moet u van tevoren nauwkeurig vast leggen. Datzelfde geldt natuurlijk voor de opdracht. De insteller van de commissie (bestuur, algemene vergadering, voorzitter) blijft altijd verantwoordelijk. Als er iets fout gaat, kunt u zich juridisch niet achter het falen van de commissie verschuilen. 
 
Voorbeeld van taken:

• Het organiseren van een feest ter ere van het 10-jarig jubileum
• Het plannen en uitvoeren van een excursie
• Wedstrijden in goede banen leiden

Voorbeeld van bevoegdheden:

• Financieel (de commissie krijgt een budget)
• Materieel (de commissie mag bijvoorbeeld de bestuurskamer gebruiken en kopieën maken)

Het orgaan dat de commissie instelt heeft ook taken:

• Benoemen (en eventueel ontslaan) van commissieleden
• Controleren en beoordelen van de opdracht
• Dechargeren of opheffen

Bron: ING