Sponsorwerving is ondernemen

Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor uw vereniging of stichting. Sponsoren werven vergt aandacht, energie en een goede voorbereiding. En als u het goed doet, kan het u veel opleveren.

De hamvraag

De eerste vraag die u uzelf stelt is: hoeveel geld hebben we nodig? En de vervolgvraag: Ga ik dit bij een aantal grote sponsoren halen of vraag ik grote aantallen kleine sponsoren om een bijdrage.

De sponsor

Sponsoren zijn kritisch. Een sponsor moet de investering in uw organisatie kunnen verantwoorden en zal daarom op de volgende punten letten:

• Sluit de organisatie die het verzoek tot sponsoring indient of het betreffende project aan bij de aard van het bedrijf en de doelgroep?
• Past sponsoring in de communicatiestrategie?
• Beschikt de potentieel gesponsorde partij over voldoende communicatiemiddelen?
• Welke doelgroepen worden bereikt met de sponsoring?
• Is er kans op negatieve publiciteit?
• Zijn er ook nog andere sponsoren? En zo ja, is dit dan positief of negatief?
• Zijn de doelstellingen voor beide partijen haalbaar?

De sponsorwerver

Voordat u iemand aanwijst of overweegt het zelf te gaan doen, moet u de vraag beantwoorden of het werven van sponsoren wel bij u of de aan te wijzen persoon past. Een sponsorwerver heeft namelijk baat bij een aantal duidelijke kenmerken. We noemen er vier.

1. Enthousiasme. Een succesvolle werving begint en eindigt met het eigen enthousiasme en het vermogen om iets over te brengen op anderen. De werver wil met zijn organisatie immers belangrijke zaken realiseren en anderen overtuigen van het belang daarvan.
2. Tijd. Geld werven kost veel tijd en energie. De werver moet vasthoudend genoeg zijn om stap voor stap een campagne voor te bereiden. Dit kost minstens enkele uren per week, vaak gedurende een langere periode, en vergt geloof in de zaak en discipline.
3. Voorbeeldfunctie. Persoonlijke werving is veruit het effectiefst. De werver moet dus het goede voorbeeld geven dat als inspiratie dient voor anderen. Hij moet in staat zijn om er helemaal voor te gaan en om steeds het verschil te maken.
4. Kennis. Bedrijven krijgen vaak veel meer verzoeken tot sponsoring. Waarom zou een bedrijf voor uw organisatie kiezen? Ga na wat de motieven van anderen zijn om bij te dragen aan uw organisatie. Onderzoek wat zij willen betalen en wat zij daarvoor terug verwachten.

Potentiële sponsoren benaderen

Het benaderen van potentiële sponsoren is een vak apart. Waar moet u op letten als u ermee aan de slag gaat.

Toelichting

• Het belang van de sponsor
  Een sponsor wil uiteindelijk geld verdienen als gevolg van de sponsoring. Het is altijd goed om dit in het achterhoofd te houden.
• Wat gaat u de sponsor vragen?
  Door in kaart te brengen wat uw organisatie aan sponsoring nodig heeft, brengt u deze boodschap makkelijker over.
• Eerst even bellen
  Het is verstandig om het bedrijf eerst even te bellen om te achterhalen of een sponsorverzoek gewenst is en aan wie het gericht moet worden.
• Handel daarna snel
  Nadat u heeft gebeld en er interesse is gewekt, stuurt u dan uw verzoek nog in dezelfde werkweek op. 
• Begeleidende brief
  In de begeleidende brief maakt u de potentiële sponsor duidelijk dat het om een verzoek op maat gaat. Dus dat het specifiek voor dat bedrijf geldt. U kunt de brief afsluiten met de aankondiging wanneer u gaat bellen om de reactie peilen.
• Het verzoek op papier
  Samen met de brief stuurt u uw sponsorpropositie. U maakt een overzicht van de beschikbare sponsorpakketten met bijbehorende begroting. U kunt hier ook in opnemen een begeleidende brief van het Comité van Aanbeveling, de gewenste planning en eventueel staatjes van bezoekersaantallen.
• Benadruk uw professionaliteit
  U kunt de potentiële sponsor helpen door te adviseren in hoe het bedrijf de sponsoring zou kunnen gebruiken voor:
  – externe communicatie (reclame, PR, internet)
  – interne communicatie (motivatieprogramma, personeelsblad, Intranet)
  – arbeidsmarktcommunicatie (gericht op werving en behoud van medewerkers)
• De persoonlijke ontmoeting
  Als u wordt uitgenodigd voor een gesprek, bereid u dan intensief voor. Bestudeer het jaarverslag, de website, anticipeer op mogelijke vragen. U sluit het gesprek af met een duidelijke vervolgafspraak. Dit kan een definitieve beslissing zijn, of bijvoorbeeld een ontvangst bij een evenement dat u organiseert.
• Wijs op het belastingvoordeel
  Tot slot nog een tip om potentiële sponsoren over de streep te trekken. Sponsoring kan fiscaal aftrekbaar zijn, op voorwaarde dat de belastingdienst de uitgave aanvaard als zakelijk verantwoord en puur gericht op het behalen van zakelijke (en niet privé-) doelen.

Het sponsorcontract

Heeft u een sponsor gevonden? Dan doet u er goed aan om alle afspraken nauwgezet vast te leggen in een sponsorcontract.

Bron: verenigingen.nl