Onderhandelen met impresariaten en/of bespeler

In  Nieuwsbrief 201601 heeft Fred Wolters allerlei financiële begrippen uitgelegd, die van belang kunnen zijn bij het onderhandelen met impresariaten en/of bespeler. In dit overzicht krijgt u allerhande adviezen aangereikt over het onderhandelen zélf. 

Even nog een woord vooraf: onder de bespeler verstaan we in dit artikel diegene of diegenen (meervoud) die een bepaalde voorstelling verzorgen. Dat kan dus een individuele artiest zijn, maar ook een groep, zoals bijvoorbeeld bij een pop-band.

Algemene adviezen

•  In het algemeen kunt u het beste rechtstreeks met het impresariaat onderhandelen en niet met de bespeler. Indien u de desbetreffende bespeler echter goed kent, kan het handig zijn dat u deze vraagt om een goed woordje bij het impresariaat voor u te doen. Als u echter te maken heeft met een zelfstandige artiest, dan onderhandelt u vanzelfsprekend zélf met deze artiest. In een persoonlijk contact kunt u dan samen bespreken wat u elkaar te bieden heeft.
• Bedenk dat een openluchttheater en een impresariaat elkaar nodig hebben. Het impresariaat kan u immers de artiesten leveren die u nodig heeft en u beschikt als theater over een podium waar een impresariaat graag gebruik van wil maken. Het is derhalve in beider belang om elkaar op een open wijze tegemoet te treden. Dit werkt in het algemeen heel ontwapenend, wat de besprekingen, de samenwerking en de uiteindelijke voorstelling ten goede komt.  
• Het is volkomen uit den boze als één van beide partijen een dominante dan wel een onderdanige houding aanneemt. De relatie van een theater met een impresariaat dient gestoeld te zijn op gelijkwaardigheid.
• Breng bij het impresariaat in ieder geval onder de aandacht dat uw theater met vrijwilligers werkt en derhalve geen personeelskosten heeft. Dit heeft vaak tot gevolg dat het  impresariaat actief met u zal willen meedenken over problemen van financiële en/of organisatorische aard.
• Zorg er in ieder geval ook voor dat u over relevante kennis van zaken beschikt. Dat kan een hoop misverstanden voorkomen.
  Weet u bijvoorbeeld wat het verschil is tussen een uitkoopsom, garantie en partage? Zo niet, dan is het handig om het eerste deel van Onderhandelen (in de vorige Nieuwsbrief) er nog eens goed op na te slaan. En weet u bijvoorbeeld wat er met de backline wordt bedoeld (aan het eind van dit artikel zal dit begrip worden uitgelegd.)
• Als er over prijzen wordt gesproken, dan dient voor u helder te zijn of de BTW daar wel of niet bij in zit. Hetzelfde geldt voor de Buma-bijdrage. Indien deze zaken duidelijk zijn, komt u achteraf niet voor nare verrassingen te staan.
• En nu we het toch over het geld hebben: probeer niet voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten. Kwaliteit mag immers best een duit kosten en als een bespeler voor een bepaalde klus goed wordt betaald, dan zal deze bespeler wellicht zijn of haar uiterste best doen om van de voorstelling een succes te maken.
• Onderhandelen kan in een persoonlijk gesprek, telefonisch of per e-mail.
  Het voordeel van een persoonlijk gesprek – en in iets mindere mate bij een telefonisch gesprek – is, dat u met de andere partij een band kunt opbouwen. Bedenk hierbij dat de artiestenwereld  niet louter zakelijk van aard is, maar dat er vaak ook sprake is van een ‘gunfactor’, zowel vanuit het perspectief van de bespeler als vanuit het perspectief van de programmeur. Maak in ieder geval aantekeningen en bevestig de gemaakte afspraken eventueel nog per e-mail.
  Onderhandelt u per e-mail, dan kunt u altijd nalezen wat er precies is afgesproken.
  Onderhandelen in een persoonlijk gesprek, telefonisch of per e-mail: de keuze is aan u.
  Doe wat u het prettigst vindt. 
• De onderhandelingen kunnen het beste worden gedaan door één persoon, namelijk iemand
  – die goed weet wat het theater wil;
  – die goed weet wat het theater te bieden heeft;
  – die terdege op de hoogte is van de randvoorwaarden (zoals de maximale gage e.d.)
  Het is belangrijk dat de onderhandelaar in ieder geval iemand van de techniek erbij betrekt; deze persoon weet immers precies welke zaken ingehuurd moeten worden.
• Als u het spannend vindt om namens uw theater te onderhandelen, probeer dat dan te bespreken met iemand die u mentaal kan ondersteunen.
• Indien u niet met de bespeler onderhandelt maar met het impresariaat, dan zult u daarvoor wel iets dieper in buidel moeten tasten; standaard scheelt dat  ongeveer 15 % (de kachel bij het impresariaat moet immers ook roken).
  Daar staan echter wel een aantal voordelen tegenover:
  – Een impresariaat zal u in het algemeen onafhankelijker adviseren dan de bespeler zelf: bijna elke bespeler zal zichzelf immers presenteren als de ideale artiest om een bepaalde klus uit te voeren.
  – Een impresariaat biedt vaak de keuze uit meerdere artiesten.
  – Soms is het mogelijk om bij een impresariaat een soort groepskorting te bedingen.
  – Van een impresariaat mag je verwachten dat zij goed promotiemateriaal kunnen aanleveren.
  – Van een impresariaat mag je verwachten dat zij, aangaande de voorstelling, het één en ander goed checken.
• Aangezien het openluchttheater en het impresariaat, zoals gezegd, een gemeenschappelijk doel hebben, is ‘onderhandelen’ eigenlijk een tamelijk zwaar woord; er is eerder sprake van bespreken en onderling op elkaar afstemmen.
  Feitelijk komt één en ander op het volgende neer:
  – Er wordt gezamenlijk een begroting opgesteld.
  – Zowel het theater als het impresariaat maken een schatting van het aantal bezoekers. Probeer daarbij niet al te optimistisch te zijn, want bij een tegenvallende opkomst zou dat wel eens een financiële tegenvaller kunnen opleveren.
  – In onderling overleg wordt de prijs van een entreebewijs vastgesteld.
  – Eventueel kan het garantiebedrag nog worden aangepast.
  – Daarnaast moeten beide partijen nog allerlei zaken van organisatorische aard met elkaar regelen.
•  Tot slot: zie het onderhandelen als een spel en probeer er de lol van in te zien.

Een afsprakenlijst

Hieronder volgt een lijst van organisatorische onderwerpen die onderling op elkaar afgestemd dienen te worden.  In ieder geval moet daarbij steeds duidelijk zijn:

1. Wie doet wat? en 2. Wie betaalt wat?

Onderstaande lijst kunt u vanzelfsprekend naar believen voor uw eigen openluchttheater aanpassen.

• De huur van muziekinstrumenten, zoals piano en vleugel.
• De huur van een tent en/of overkapping.
• De huur van lichtapparatuur.
• De huur van geluidsapparatuur.
• De huur van een aggregaat. (Opmerking: Kijk kritisch naar eventuele verplichte huuradressen van aggregaten in verband met de provisie.)
• Het transport van materialen, zoals versterkers, geluidsboxen, decors en dergelijke.
• Het transport van bepaalde personen, zoals de bespeler, manager en dergelijke.
• Het voorprogramma
• De publiciteit.
• Merchandising
• Het drukwerk
• De ticketverkoop
• De inzet van vrijwilligers
• Het personeel, zoals
  – Lichttechnici
  – Geluidstechnici
  – Stagehands en crew
  – Beveiligers
  – EHBO-ers / BHV-ers
  – Schoonmakers
  – Cateraars

Contractgegevens

• Wat moet de bespeler presteren?
• Om hoe laat begint het optreden en hoe lang duurt het optreden?
• Wie haalt de bespeler op?
• Wie doet de publiciteit en via welke media?
• Wie doet de merchandising?
• Wie doet de catering?
• Hoe groot is het garantiebedrag?
• Wordt er een partage afgesproken? Zo, ja: wat is het partage-percentage voor de bespeler (dit ligt meestal rond de 80 %)?
• Hoe en wanneer wordt de betaling gedaan?
• Wie draagt de Buma-onkosten af? (Opmerking: de bespeler kan daar het beste zorg voor dragen.)
• Worden de buma-onkosten in de costing opgenomen?
• Welke verzekeringen worden er afgesloten en door wie?
• Welke vergunningen moeten er worden aangevraagd en wie doet dat?
• Is er een calamiteitenplan?
• Hoe wordt er bij slecht weer (onweer, storm, regen) gehandeld? En wat zijn de financiële gevolgen daarvan?
• In het contract vermelden:
  – dat geen loonheffingen en premies voor de werknemersverzekeringen worden ingehouden op de vergoeding en afdrachten;
  – dat het alle betrokkenen (in ieder geval de  bespeler en de crew) niet toegestaan is om geest-bedwelmende stoffen (zoals cannabis en alcohol) te consumeren vóór of tijdens de werkzaamheden voor de desbetreffende productie;
  – wanneer de overeenkomst komt te vervallen en wat de eventuele juridische en/of financiële gevolgen daarvan zijn. Een voorbeeld daarvan volgt hieronder nog.
• De inhoud van de technische rider.
  Toelichting: In de technische rider staat duidelijk uitgelegd welke eisen de bespeler  op technisch gebied heeft, zoals de apparatuur, de vereiste technici en dergelijke. Eveneens staat in de technische rider wie de leverancier(s) betaald.
  Veelvoorkomende eisen betreffen:
  – Het geluid
  – Het licht
  – De backline
  – De crew (de noodzakelijke medewerkers, waaronder technici)
• De inhoud van de hospitality rider.
  Toelichting: In een hospitality rider staan alle eisen van de bespeler op het gebied van het persoonlijk comfort rond een voorstelling. In de hospitality rider wordt eveneens vermeld wie voor welke kosten opdraait, zoals bijvoorbeeld de hotelkosten.
  Enkele veelvoorkomende eisen betreffen:
  – Voedsel en drank (soms ook alcoholisch)
  – Handdoeken
  – Persoonlijk vervoer en hotels
  – Een assistent die van alles en nog wat regelt, inkopen doet en eventueel ook nog als persoonlijk chauffeur optreedt)
  – Gratis toegangskaarten voor familie en vrienden
  – Beveiliging en/of afsluitbare kleedkamers

Beëindiging van de overeenkomst

Het is heel vervelend als een overeenkomst komt te vervallen. Het is daarom verstandig om in het contract afspraken op te nemen voor het geval dit toch mocht gebeuren.
Hieronder staat een voorbeeld van dergelijke afspraken. Deze zijn door OLT Hertme ter beschikking is gesteld en u kunt er vrijelijk gebruik van maken.

De overeenkomst eindigt – [VOORBEELD]

• indien de regisseur door ziekte, ongeval, oproer, stakingen, epidemieën, natuurrampen of andere legitieme omstandigheden wordt getroffen buiten controle van de Stichting. In dit geval is de Stichting niet gehouden tot het betalen van eventuele vergoedingen.
• indien een der partijen een of meer verplichtingen uit deze overeenkomst niet of niet volledig nakomt of bij enig andere vorm van niet-nakoming en het verzuim niet binnen 6 dagen na ontvangst van een ingebrekestelling (per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs) zal zijn hersteld. In dit geval eindigt de overeenkomst met onmiddellijke ingang door opzegging door de andere partij;
• indien een der partijen in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, in staat van liquidatie treedt of anderszins het vrije beheer over zijn of haar vermogen verliest. In dit geval eindigt de overeenkomst met onmiddellijke ingang door opzegging door de andere partij;
• indien één der partijen de overeenkomst schriftelijke opzegt met vermelding van redenen en met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden te rekenen vanaf het moment van de schriftelijke opzegging;
• In the event that Artist cancels any performance, Artist shall be obliged to pay an amount equal to the full fee to the Contractor and the Artist shall be responsible for all damages suffered by Contractor.
  The agreement that musicians perform is subject to detention by sickness, accident, riot, strikes, epidemic, acts of God or other legitimate conditions beyond their control. In the case of an event beyond control Contractor shall not be required to pay any fees and any fees paid in advance, if any, shall be returned to Contractor within five days after the event beyond of control.

[EINDE  VOORBEELD] 

Als toetje krijgt u nog een paar tips

1. Indien horeca-inkomsten voor uw theater belangrijk zijn, probeer dan een pauzemoment te bedingen;
2. Probeer een pre-sale te regelen voor donateurs en vrienden van het theater. Als deze mogelijkheid bestaat en als er mensen zijn die het risico van een uitverkochte voorstelling niet willen lopen, kan dat namelijk (nieuwe) donateurs en vrienden genereren.
3. Houd er rekening mee dat de prijs voor een bespeler in het weekeinde meestal hoger ligt dan door de week.
4. Probeer te weten te komen hoe graag de desbetreffende bespeler in uw theater wil optreden. Probeer ook te weten te komen of die bespeler druk bezet is.
5. Probeer te bespreken wat er van de prijs af zou kunnen, indien het theater een aantal taken overneemt.
6. Begin niet meteen over geld. Het is beter om als laatste over de prijs te onderhandelen.

In het Handboek voor de Nederlandse Openluchttheaters dat door Openluchttheaters.nl wordt uitgegeven, staat overigens een Modelcontract (eveneens ter beschikking gesteld door OLT Hertme) dat u voor uw eigen situatie kunt aanpassen.

Een woord van dank

Joost Steins Bisschop, Wim Menheere en Floor Visser hebben het vele en nuttige materiaal voor dit artikel aangeleverd. Zonder hen kon dit artikel niet tot stand komen.
Namens Openluchttheaters.nl: heel veel dank daarvoor!

Tot slot

Zoals beloofd (bij één der Algemene Adviezen) nog een opmerking: onder de backline verstaat men de versterkerinstallatie (en soms ook de muziekinstrumenten) die achter op het podium staat en die het theater of de organisator ter beschikking moet stellen.