Hoe meer zielen, hoe meer vreugd
Voor de organisatoren en de vrijwilligers van een openluchttheater is het telkens weer een prachtige en heerlijke ervaring als zij het publiek met volle teugen van een voorstelling zien genieten. Daar doen ze het uiteindelijk voor. En hoe meer publiek er aanwezig is, des te groter is hun voldoening. Maar hoe trek je een zo groot mogelijk publiek aan?
In ieder geval staat vast dat de programmering en de promotie hierbij essentiële rollen vervullen. Aangezien Lies Blom bij OLT Cabrio te Soest en als bestuurslid PR bij de VNO veel praktische ervaring op deze terreinen heeft opgedaan, vroegen we [FW] haar of wij haar hieromtrent mochten interviewen. Zij wilde daar graag haar medewerking aan verlenen. En op een zonnig terrasje in het centrum van Amersfoort, met uitzicht op de Lange Jan, gaf Lies op een zomerse dag haar geheimen over promotie en programmering prijs.
Lies, kun je programmering en promotie los van elkaar zien?
Nee, de inhoud van het programma is sterk bepalend voor de promotie van je theater Als je bijvoorbeeld een paar artiesten met grote namen voor je programma hebt kunnen strikken, dan vergroot dat in aanzienlijke mate de naamsbekendheid van je theater. Bovendien bepaalt de inhoud van het programma hoeveel tijd en moeite de publiciteit naar verwachting zal vergen; het ene programma verkoopt zichzelf nu eenmaal gemakkelijker dan het andere.
Welke adviezen heb je voor een goede programmering?
Vraag je als theater allereerst af welke doelgroep(en) je wilt bereiken en stem je programmering daarop af.
Vraag je als theater tevens af welke mate van diversiteit je nastreeft.
Hou steeds goed in de gaten wat er financieel mogelijk en onmogelijk is.
Plan de grote publiekstrekkers zoveel mogelijk aan het begin van het seizoen.
Probeer om de financiële risicos zoveel mogelijk over het seizoen te spreiden (onder andere in verband met het weer) door dure voorstellingen met minder dure voorstellingen met elkaar af te wisselen.
Probeer van tevoren te weten te komen of een artiest de fysieke omgeving van een openluchttheater wel aankan. Er zijn namelijk artiesten – ook die alom te goeder naam en faam bekend staan – die zich in een openluchttheater tamelijk onbeholpen voelen en daar min of meer in verzuipen. Er zijn daarentegen ook natuurtalenten die zich in een openluchttheater als een vis in het water voelen en er volkomen tot hun recht komen.
Bedenk dat een volle bak niet altijd zaligmakend is. Anders gezegd: leg voor jezelf de lat niet al te hoog, want als je twee à drie keer per seizoen een volle zaal trekt, dan is dat al een fantastisch resultaat.
Probeer in je programmering een aantal vaste onderdelen op te nemen, die telkenjare of om het jaar terugkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een film, een Ladies Night, een Bluesdag of iets dergelijks. Belangrijk is dat deze vaste onderdelen met een vaste naam – steeds weer anders worden ingevuld, want het moet natuurlijk wel spannend blijven. Op deze wijze gaan de mensen zich bijvoorbeeld afvragen wat er dit jaar weer met de Ladies Night te doen is. Het is echter uit den boze om elk jaar de vaste onderdelen op exact dezelfde wijze in te vullen. Nodig bijvoorbeeld dus nooit twee jaar achter elkaar dezelfde (uitstekende) band met hetzelfde repertoire uit; daar verlies je uiteindelijk een groot deel van je vaste aanhang mee.
Zorg ervoor dat de tijd en energie die je in een bepaald programmaonderdeel steekt, in balans is met het rendement. Anders gezegd: zorg ervoor dat het kosten-baten-verhaal klopt. Bijvoorbeeld: als het aanbod van klassieke muziek in de omgeving van je eigen openluchttheater al groot is, dan heeft het weinig zin om zelf ook nog eens klassieke muziek in je programma op te nemen, want dat wordt trekken aan een dood paard. Het is dus van belang om zo goed mogelijk te achterhalen wat er allemaal op cultureel gebied in de onmiddellijke omgeving van je eigen theater wordt georganiseerd.
Het gebeurt af en toe wel eens dat een klein groepje bezoekers na afloop van een voorstelling bij je komt en oppert om de zojuist bezochte artiest(en) het volgend jaar wederom in de programmering op te nemen. Ga daar niet op in, want de ervaring leert dat dat in het algemeen geen succes wordt.
Houd tijdens het programmeren terdege rekening met feestdagen, kleine of grote evenementen (nationaal, regionaal en lokaal), festivals, EKs, WKs, Olympische Spelen, etcetera, et cetera.
Begin op tijd te programmeren; zo niet, dan loopt u een grote kans om bij bepaalde artiesten achter het net te vissen.
Houd, indien mogelijk, persoonlijk contact met de impresariaten (kan ook per telefoon of e-mail) en eventueel met de artiesten zélf. Hierdoor kun je te weten komen wat er zich in de culturele wereld zo links en rechts afspeelt en kweek je bovendien goodwill.
Probeer tijdens onderhandelingen altijd met nadruk op: altijd – de prijs voor een optreden naar beneden bij te stellen. Meestal lukt dit, mits je je redelijk opstelt en niet het onderste uit de kan wilt hebben. Hierop aansluitend: zorg altijd voor een gunstige partage-regeling en betaal nooit vooraf (volgens het principe: eerst werken en daarna pas betalen).
De passie en de gedrevenheid van een programmeur zijn uitermate belangrijk. De programmeur dient achter zijn of haar programma te staan; zo niet, dan is de kans groot dat het niks wordt.
Programmeren kun je leren. Enerzijds door, als team, de resultaten van de afgelopen jaren goed onder de loep te nemen en anderzijds door geleidelijk aan een gevoel voor het eigen publiek en het eigen theater te ontwikkelen.
Wat zijn belangrijke ingrediënten voor een goede promotie / PR?
Richt de promotie vooral op de doelgroep(en) die je wilt bereiken.
Bepaal hoe groot je jachtgebied is. Oftewel: in welke lokale, regionale en/of nationale gebieden is het zinvol en gewenst om reclame voor je theater te maken?
Als je gebruik van posters wilt maken (o.a. bijvoorbeeld op sandwichborden), zet daar dan zo weinig mogelijk tekst op, want de informatie moet snel in het voorbijgaan door het beoogde publiek kunnen worden gelezen.
Alleen de naam van de desbetreffende voorstelling, de locatie, de datum, de aanvangstijd en info over de kaartverkoop is voldoende. Houd het vooral simpel; grafische hoogstandjes zijn wel leuk maar niet echt nodig.
Denk bij alle vormen van publiciteit (sandwichborden, persberichten en dergelijke) aan:
a. een volkomen correcte spelling, want niets is zo afleidend als een storende schrijfvout, als u begrijpt wat ik bedoel,
b. een correcte toepassing van de grammatica, en
c. een consequent toegepaste huisstijl (lay-out, lettergrootte(s) en lettertype).
Houd de eigen website en de sociale media up-to-date. Aankondigingen van het vorige seizoen bijvoorbeeld, maken vanzelfsprekend geen flitsende indruk, waardoor de lezers (potentiële bezoekers) al snel kunnen afhaken.
Flyeren en éénmalige (dure) advertenties zijn weinig of in het geheel niet effectief tijdens een promotiecampagne.
Een effectieve en niet zon dure reclamemethode is het aanwenden van zogenoemde deurhangers. U kent ze vast wel: in hotels worden ze gebruikt om aan te geven dat u niet gestoord wenst te worden. Deze deurhangers zijn echter ook uitermate geschikt om er een aankondiging van uw theater op aan te brengen. Vervolgens hangt u deze hangers bijvoorbeeld aan fietsen en autodeuren. Een homeopatische dosering van hooguit één of twee keer per seizoen blijkt het beste te werken; bij een hogere dosering verliest dit middel namelijk zijn effectiviteit.
Onderhoud goede contacten met de (lokale) pers door ze open, eerlijk en enthousiast te benaderen. Een arrogante benadering van de pers is vanzelfsprekend volkomen uit den boze, hoewel dat in enkele gevallen helaas toch wel eens gebeurt.
Houd de pers gestaag met persberichten (hooguit één A4-tje per bericht) op de hoogte; in ieder geval aangaande de programmering. Bedenk hierbij dat de aanhouder wint.
Probeer samen te werken met de lokale middenstand. Als de bezoekers bijvoorbeeld bij binnenkomst een drankje of een hapje van een plaatselijke delicatessenwinkel krijgen aangeboden, dan wordt dat in het algemeen zeer gewaardeerd. Dit is zeer bevorderlijk voor de promotie; zowel voor het theater als voor de desbetreffende middenstander.
Bij de promotie van uw theater kunnen de vrijwilligers een uitermate belangrijke rol spelen. Als zij namelijk enthousiasme en plezier uitstralen, dan draagt dat bij aan een prettige sfeer in het theater waar de bezoekers graag weer terug willen komen.
Hoe zou je de programmering en de promotie kunnen evalueren?
In de eerste plaats geven de bezoekersaantallen een goede indicatie over het succes van je programmering en promotie. Daarnaast zijn er ook nog een paar softere indicatoren:
Maak tijdens de pauze en na afloop van de voorstelling een informeel praatje met bezoekers. Vraag hoe ze de voorstelling vinden/vonden, zonder dat het meteen op een kruisverhoor begint te lijken.
Vraag na afloop van de voorstelling naar de mening van de artiest(en) zélf.
Vraag aan de vrijwilligers of zij tijdens de voorstelling goed op de reacties van het publiek willen letten. Bespreek de bevindingen samen met de vrijwilligers.
Bekijk hoe de bezoekers na afloop weer naar huis gaan. Vrolijk? Enthousiast? Bedrukt? Chagrijnig? Etcetera.
Belangrijk is dat je als team de programmering en de promotie hoe dan ook gaat evalueren, want daar kun je nu al of in de toekomst veel voordeel van hebben. Met deze aanbeveling sluiten we het interview met Lies af.
Tot slot
Na afloop van het interview heeft Lies Blom zelf ook nog een vraag: zij wil graag door de aangesloten openluchttheaters actief op de hoogte worden gehouden, wat betreft programmas, persberichten en nieuwsberichten. Zij heeft deze informatie namelijk hard nodig om de openluchttheaters landelijk te kunnen promoten. Als Lies u dus om deze informatie vraagt, dan wordt u vriendelijk verzocht om die naar haar op te sturen. Voor u is dat waarschijnlijk een betrekkelijk kleine moeite en alle openluchttheaters kunnen daar in promotioneel opzicht veel baat bij hebben.
Mocht u naar aanleiding van bovenstaand interview vragen, opmerkingen en/of suggesties hebben, laat het ons a.u.b. weten via secretaris@openluchttheaters.nl.
